Tugas Personal III
Question:
Berikan penjelasan dan sertai dengan contoh atau alasan untuk mendukung pandangan anda tentang aspek-aspek berikut :
(perhatikan untuk menjelaskan dan bukan menterjemahkan sesuai dengan isi slide)
Apa beda tacit knowledge dan explisit knowledge
- Bagaiman proses transfer diantara kedua knowledge tersebut pada orang-orang yang ada di organisasi
- Jelaskan beda dan struktur perubahdan dari data, informasi dan knowledge
- Jelaskan beda, maksud dan isi dari 3 model dasar Knowledge management (People, process dan technology)
- Jelaskan core process dari KM ?
Jawaban:
1. Yang membedakan antara tacit knowledge dan explisit knowledge adalah:
– Yang menjadi perbedaan paling menonjol adalah mudah atau sulitnya kita dalam memperoleh sebuah knowledge dimana jika tacit knowledge yang akan kita peroleh biasanya berasal dari pengalaman atau keahlian dari seseorang yang belum terdokumentasi sehingga kita lebih banyak mengalami kesulitan dari pada explisit knowledge yang telah terdokumentasi berupa ilmu pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah dikomunikasikan dan dibagi biasanya dalam bentuk buku, artikel di internet maupun paparan dalam bentuk rekaman.
– Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.
– Tacit knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena knowledge tersebut tersimpan pada pikiran masing-masing individu dalam organisasi.
– Dalam memperoleh tacit knowledge kita harus bertemu langsung dengan orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian tersebut serta harus secara langsung belajar dengan mempraktekkan knowledge tersebut, andaikan kita belajar sendiri kita juga harus uji coba langsung berbeda dengan explisit yang telah tersedia tanpa bertemu langsung dengan orang yang mempunyai knowledge dan masih bisa dipelajari hanya dengan membaca.
2. Proses transfer diantara tacit dan explisit knowledge adalah:
– Proses transfer pada tacit knowledge kita harus uji coba langsung dimana tidak cukup hanya membaca karena biasanya kita mendapatkan sebuah knowledge yang paling sulit adalah pada praktekknya.
Model:
Untuk memahami dunia dalam bentuk konsep diekspresikan dalam bentuk teori dan pengalaman yang dimilikinya.
– Proses transfer pada explisit knowledge lebih mudah dimana kita cukup membaca dan mencari referensi-referensi yang sesuai dan masih bisa dipahami tampa kita melakukan uji coba langsung.
Model :
Untuk memahami dunia dalam bentuk keahlian atau kognitif , diekspresikan dalam bentuk system, peraturan-peraturan, prosedur-prosedur dan tata cara kerja yang dipahaminya
Ref:
http://aororaoperations.wordpress.com/2009/03/30/knowledge-management/
Untuk mempermudah kita dalam transfer knowledge untuk orang-orang di dalam organisasi perlu diperhatikan knowledge yang akan ditransfer bersifat tacit atau explist setelah diketahui baru kita menentukan prosesnya. Di dalam organisasi melalui sharing pengalaman dimana melakuakan observasi, imitasi, dan melakukan praktek langsung yang biasa disebut socialitation dengan melakukan simpati knowledge biasanya proses ini dari tacit ke tacit. Dengan kreasi pengetahuan dengan melakukan analogi, konsep, hipotesi dan model yang biasa disebut dengan conceptual knowledge yang biasa dilakukan dari tacit ke explicit. Dengan melakukan rekonfogurasi dalam organisasi dimana dilakukan sorting, adding, combining dan pengkategorian yang biasa dilakukan explicit ke explist atau disebut systematic knowledge. Kemudian dengan learning dimana proses di dalam oragnisai kita menyediakan document, dan melakukan secara manual juga system operasi prosedur yang biasa disebut operational knowledge.
3. Beda dan struktur perubah dan dari data, informasi dan knowledge adalah:
– Data merupakan kumpulan fakta yang objektif, juga merupakan hasil dari obervasi terhadap situasi atau aspek tertentu dalam keadaan atau kondisi tertentu dalam bentuk yang mudah atau sudah terstruktur dan umumnya kuantitatif mengenai suatu kejadian. Data dalam kontek tertentu akan menjadi informasi.
Contoh:
- Bila seseorang pelanggan datang untuk mengisi tanki mobilnya ke pompa bensin, maka transaksi yang terjadi dapat digambarkan sebagian oleh data, yaitu berapa uang yang harus dibayarkan, berapa liter bensin yang diisikan, namun tidak menjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke pompa bensin, kualitas pelayanan pompa bensin, dan tidak dapat meramalkan kapan lagi pelanggan tersebut akan kembali ke pompa bensin. Dalam organisasi, data terdapat dalam catatan-catatan (records) atau transaksi-transaksi.
- Tiwana (2000) dalam bukunya The Knowledge Management Toolkit, memberikan ilustrasi yang sangat jelas tentang makna data yang merupakan kumpulan dari transaksi-transaksi. Ilustrasinya sesudah diadaptasi adalah sebagai berikut: Ketika anda keluar dari toko, maka setiap transaksi pada cash register akan menambah lapisan data pada basis data toko tersebut. Setiap rekaman transaksi akan memberi deskripsi tentang : produk apa yang akan dibeli, kapan, dan jumlahnya berapa. Rekaman transaksi itu tidak menjelaskan kepada pemilik toko alasan anda membeli produk tersebut, memilih merek tertentu, jumlah dan mengapa anda berbelanja saat itu.
Ref:
– http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-makalah-tentang/pengantar-knowledge-management
– http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-kmiptek.pdf
– Informasi dalam kontek penilaian tertentu atau informasi yang sudah memberikan makna jelas akan membangun sebuah intelligence. Jadi penilaian (judgement) ini sebagai pendukung dari informasi untuk mencapai intelligence Suatu intelligence dalam suatu kondisi atau keadaan yang pasti akan menjadi suatu pengetahuan. Jadi prosesnya serupa dalam satu jalur perubahan dari data menjadi informasi kemudian menjadi knowledge
Contoh:
Sebagai contoh pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, pernyataaan tersebut merupakan informasi. Menurut Peter Drucker, tidak seperti data, informasi mempunyai makna (meaning) yang ditimbulkan oleh relevansi dan tujuan yang diberikan oleh penciptanya. Misalnya pembei informasi menyampaikan bahwa pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan topic pembicaraan. Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah data menjadi informasi melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: contextualized, calculated, corrected, dan condensed. Dalam organisasi, infomasi terdapat dalam pesan (messages).
Ref:
http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-kmiptek.pdf
– Knowledge yang dimiliki kemudian kalau disertai dalam sintesis tertentu akan menjadi suatu wisdom. Disini dianggap sudah bisa melakukan generate atau panduan, akses dan integrasi dari knowledge yang dimiliki menjadi suatu panduan atau arahan dalam bertindak di perusahaan. Faktor ini tentu saja dimatangkan dengan pengalaman yang ada.
Proses:
Data yang telah diperoleh akan dianalisis terlebih dahulu untuk menghasilkan sebuah informasi yang dibutuhkan, dalam pemilihan data kita harus bisa memilih data dalam konteks yang relevan dan juga harus terarah sejalan denggan tujuan sehingga memperoleh informasi yang bermanfaat, setelah kita mendapatkan sebuah informasi terlebih harus dianalisa dengan daya timbang secara nalar atau inference dengan pemantapan intelligence. Dari data yang telah diproses tersebut kita melakukan sebuah penilaian untuk memantapkan informasi yang diperoleh. Setelah informasi diperoleh dengan kemampuan intelligence didukung dengan kehandalan dalam pengaplikasian informasi sehingga terbentuklah knowledge.
4. Beda, maksud dan isi dari 3 model dasar Knowledge management (People, process dan technology)
a. People
– Faktor orang menjadi yang utama dalam keberhasilan sebuah CKM (didalamnya termasuk orang-orang dalam struktur organisasi, budaya, tugas dan wewenang, dll)
– Disini juga mencakup secara khusus para pekerja knowle dge mulai dari para perintisnya, para leader dalam pensuksesan KM, maupun pihak lain yang mensharekan knowledge.
– Penciptaan figur orang-orang yang terbiasa dan bisa membantun budaya berbasis pengetahuan
– Membantu dalam hubungan orang-orang ini bisa lepas dari batasan jarak dan waktu
b. Process
– Disini adalah proses dalam memindahkan knowledge yang ada pada ‘People’ ke dalam ‘Technology’ agar bisa digunakan. Proses ini dimulai dari mengidentifikasi, membangun, menyebarkan, menggunakan, mengevaluasi hingga memelihara dan melakukan perbaikan atau perkembangan dari KM
c. Technology
– Teknologi merupakan faktor atau pendukung untuk membantu dalam penyebaran knowledge yang dimiliki oleh perusahaan. Fokus dalam pembangunan untuk penyebaran umumnya berbasis web agar memudahkan akses data dari platform system berbeda. Dibelakangnya ada yang terfokus untuk melakukan kolaborasi, mengatur content maupun untuk business intelligent. Secara khusus peran teknologi sebagai pendukung dari sebuah CKM yaitu dalam aspek:
• Sharing information
• Sharing problem and solutions
• FAQ
• Yellow pages
• Hypertext system
• Digital dashboard
• Digital nervous system
• Dll.
People merupakan factor kunci dalam menentukan data-data apa saja yang akan diambil dan akan dimasukkan dalam bagian proses. Proses mendapatkan informasi serta knowledge yang bermanfaat. mengoleksi, mengorganisasikan, pengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya, Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi harus disadari pula belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan social antar anggota organisasi. Oleh karena itu, tatap muka juga masih tetap diperlukan
5. Core process dari KM
1. Knowledge Identification
Dalam tahap awal, kita perlu melakukan identifikasi secara lengkap tentang knowledge yang dimiliki oleh perusahaan. Di tahap ini kita menganalisa dan identifikasi lingkungan perusahaan untuk melihat knowledge yang kita miliki baik di internal atau sekitarnya. Disini proses dimulai dengan target untuk mencapai tranparansi dari knowledge yang dimiliki perusahaan.
2. Knowledge Acquisition
Setelah melihat apa saja knowledge yang sudah dimiliki oleh perusahaan, perlu juga melihat sisi luar perusahaan untuk melihat knowledge apa saja di luar perusahaan yang akan berguna. Disini kita melihat faktor knowledge dari luar yang bisa diimpor untuk menjadi bagian dari keahlian perusahaan.
3. Knowledge Development
Setelah mengetahui knowledge baik dari internal (yang sudah dimiliki) atau dari eksternal yang akan di kelola, tahap berikutnya adalah membangun fitur-fitur yang diperlukan untuk memanage knowledge yang sudah ada. Disini kita akan fokus untuk mengatur agar knowledge yang sudah dimiliki bisa dikelola dengan tetap memperhatikan proses untuk menunjang proses penciptaan skill baru, produk baru, penciptaan ide baru yang lebih baik dan penciptaan proses yang lebih efisien.
4. Knowledge Sharing / Distribution
Setelah proses pembangunan selesai, harus dipastikan kalau knowledge yang sudah ada digunaka secara group. Perlu memastikan proses atau pembangunan budaya untuk membiasakan orang-orang diorganisasi terbiasa untuk meletakkan knowledge yang mereka miliki ke dalam sistem yang sudah ada. Perlu memastikan proses transfer atau penggunaannya juga oleh pihak yang benar.
5. Knowledge Utilization
Setelah proses untuk membagi dan akses terhadap knowledge bisa ditata dengan baik, tahap berikutnya adalah memastikan hal-hal terbaik atau knowledge yang sudah ada tersebut secara produktif digunakan dan menjadi keuntungan buat perusahaan.
6. Knowledge Retention
Tahap yang penting berikutnya ada memastikan knowledge yang sudah dimiliki tidak hilang tetapi tetap bisa berada diperusahaan. Disinilah proses untuk memastikan semua orang menggunakan sistem yang ada untuk meletakkan knowledge yang dimiliki agar menjadi knowledge organisasi. Disisi lain juga harus mengatur agar pemanfaat knowledge yang ada meningkatkan proses dan memastikan knowledge tersebut menjadi sesuatu yang hidup diperusahaan.
Core process dari KM merupakan proses inti yang ada dalam Knowlede Management, penggabungan antara ke enam proses tersebut harus terus berjalan dan terlaksana dengan maksimal. Dan dalam realisasinya biasanya telah terurut dan sesuai, hanya banyak kendalan dimasing-masing prosesnya. Untuk itu kita sebagai orang yang memiliki peranan penting dalam pengembangannya perlu memperhatikan proses-proses tersebut. Dan harus memiliki pemahaman-pemahaman yang lebih dalam menjalan proses-proses tersebut. Dari mulai identifikasi sampai mempertahankannya knowledge yang ada. Jika perusahaan yang telah berjalan kita harus bisa memilah-milah mana knowledge yang berguna buat di share antar karyawan dalam organisasi mana yang yang tidak. Jika perusahaan baru maka kita harus benar-benar memperhatkan data-data yang akan kita ambil dan diproses untuk menjadi sebuah informasi kemudian menjadi knowledge yang bermanfaat dalam organisasi. Ingat prinsipnya jika sampah yang kita ambil maka sampah pula yang akan keluar. Juga dalam pengembangannya sangat diperlukan kreatifitas yang tinggi dan keunikan tersendiri. Atau kita harus memiliki ciri khas tersendiri. Dan dalam mempertahankan KM tersebut kita juga harus memperhatikan system share yang akan kita pakai dan diusahakan knowledge yang telah ada untuk terus berkembang..