WanToKnow

Question:

Berikan penjelasan dan sertai dengan contoh atau alasan untuk mendukung pandangan anda tentang aspek-aspek berikut :

(perhatikan untuk menjelaskan dan bukan menterjemahkan sesuai dengan isi slide)

Apa beda tacit knowledge dan explisit knowledge

1. Bagaiman proses transfer diantara kedua knowledge tersebut pada orang-orang yang ada di organisasi
2. Jelaskan beda dan struktur perubahdan dari data, informasi dan knowledge
3. Jelaskan beda, maksud dan isi dari 3 model dasar Knowledge management (People, process dan technology)
4. Jelaskan core process dari KM ?

Jawaban:

1. Yang membedakan antara tacit knowledge dan explisit knowledge adalah:

– Yang menjadi perbedaan paling menonjol adalah mudah atau sulitnya kita dalam memperoleh sebuah knowledge dimana jika tacit knowledge yang akan kita peroleh biasanya berasal dari pengalaman atau keahlian dari seseorang yang belum terdokumentasi sehingga kita lebih banyak mengalami kesulitan dari pada explisit knowledge yang telah terdokumentasi berupa ilmu pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah dikomunikasikan dan dibagi biasanya dalam bentuk buku, artikel di internet maupun paparan dalam bentuk rekaman.

– Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.

– Tacit knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena knowledge tersebut tersimpan pada pikiran masing-masing individu dalam organisasi.

– Dalam memperoleh tacit knowledge kita harus bertemu langsung dengan orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian tersebut serta harus secara langsung belajar dengan mempraktekkan knowledge tersebut, andaikan kita belajar sendiri kita juga harus uji coba langsung berbeda dengan explisit yang telah tersedia tanpa bertemu langsung dengan orang yang mempunyai knowledge dan masih bisa dipelajari hanya dengan membaca.

2. Proses transfer diantara tacit dan explisit knowledge adalah:

– Proses transfer pada tacit knowledge kita harus uji coba langsung dimana tidak cukup hanya membaca karena biasanya kita mendapatkan sebuah knowledge yang paling sulit adalah pada praktekknya.

 Model:

Untuk memahami dunia dalam bentuk konsep diekspresikan dalam bentuk teori dan pengalaman yang dimilikinya.

 – Proses transfer pada explisit knowledge lebih mudah dimana kita cukup membaca dan mencari referensi-referensi yang sesuai dan masih bisa dipahami tampa kita melakukan uji coba langsung.

 Model :

Untuk memahami dunia dalam bentuk keahlian atau kognitif , diekspresikan dalam bentuk system, peraturan-peraturan, prosedur-prosedur dan tata cara kerja yang dipahaminya

 Ref:

http://aororaoperations.wordpress.com/2009/03/30/knowledge-management/

Untuk mempermudah kita dalam transfer knowledge untuk orang-orang di dalam organisasi perlu diperhatikan knowledge yang akan ditransfer bersifat tacit atau explist setelah diketahui baru kita menentukan prosesnya. Di dalam organisasi melalui sharing pengalaman dimana melakuakan observasi, imitasi, dan melakukan praktek langsung yang biasa disebut socialitation dengan melakukan simpati knowledge biasanya proses ini dari tacit ke tacit. Dengan kreasi pengetahuan dengan melakukan analogi, konsep, hipotesi dan model yang biasa disebut dengan conceptual knowledge yang biasa dilakukan dari tacit ke explicit. Dengan melakukan rekonfogurasi dalam organisasi dimana dilakukan sorting, adding, combining dan pengkategorian yang biasa dilakukan explicit ke explist atau disebut systematic knowledge. Kemudian dengan learning dimana proses di dalam oragnisai kita menyediakan document, dan melakukan secara manual juga system operasi prosedur yang biasa disebut operational knowledge.

3. Beda dan struktur perubah dan dari data, informasi dan knowledge adalah:

– Data merupakan kumpulan fakta yang objektif, juga merupakan hasil dari obervasi terhadap situasi atau aspek tertentu dalam keadaan atau kondisi tertentu dalam bentuk yang mudah atau sudah terstruktur dan umumnya kuantitatif mengenai suatu kejadian. Data dalam kontek tertentu akan menjadi informasi.

Contoh:

1. Bila seseorang pelanggan datang untuk mengisi tanki mobilnya ke pompa bensin, maka transaksi yang terjadi dapat digambarkan sebagian oleh data, yaitu berapa uang yang harus dibayarkan, berapa liter bensin yang diisikan, namun tidak menjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke pompa bensin, kualitas pelayanan pompa bensin, dan tidak dapat meramalkan kapan lagi pelanggan tersebut akan kembali ke pompa bensin. Dalam organisasi, data terdapat dalam catatan-catatan (records) atau transaksi-transaksi.
2. Tiwana (2000) dalam bukunya The Knowledge Management Toolkit, memberikan ilustrasi yang sangat jelas tentang makna data yang merupakan kumpulan dari transaksi-transaksi. Ilustrasinya sesudah diadaptasi adalah sebagai berikut: Ketika anda keluar dari toko, maka setiap transaksi pada cash register akan menambah lapisan data pada basis data toko tersebut. Setiap rekaman transaksi akan memberi deskripsi tentang : produk apa yang akan dibeli, kapan, dan jumlahnya berapa. Rekaman transaksi itu tidak menjelaskan kepada pemilik toko alasan anda membeli produk tersebut, memilih merek tertentu, jumlah dan mengapa anda berbelanja saat itu.

Ref:

– http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-makalah-tentang/pengantar-knowledge-management

– http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-kmiptek.pdf

 – Informasi dalam kontek penilaian tertentu atau informasi yang sudah memberikan makna jelas akan membangun sebuah intelligence. Jadi penilaian (judgement) ini sebagai pendukung dari informasi untuk mencapai intelligence Suatu intelligence dalam suatu kondisi atau keadaan yang pasti akan menjadi suatu pengetahuan. Jadi prosesnya serupa dalam satu jalur perubahan dari data menjadi informasi kemudian menjadi knowledge

Contoh:

Sebagai contoh pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, pernyataaan tersebut merupakan informasi. Menurut Peter Drucker, tidak seperti data, informasi mempunyai makna (meaning) yang ditimbulkan oleh relevansi dan tujuan yang diberikan oleh penciptanya. Misalnya pembei informasi menyampaikan bahwa pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan topic pembicaraan. Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah data menjadi informasi melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: contextualized, calculated, corrected, dan condensed. Dalam organisasi, infomasi terdapat dalam pesan (messages).

 Ref:

http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-kmiptek.pdf

– Knowledge yang dimiliki kemudian kalau disertai dalam sintesis tertentu akan menjadi suatu wisdom. Disini dianggap sudah bisa melakukan generate atau panduan, akses dan integrasi dari knowledge yang dimiliki menjadi suatu panduan atau arahan dalam bertindak di perusahaan. Faktor ini tentu saja dimatangkan dengan pengalaman yang ada.

Proses:

Data yang telah diperoleh akan dianalisis terlebih dahulu untuk menghasilkan sebuah informasi yang dibutuhkan, dalam pemilihan data kita harus bisa memilih data dalam konteks yang relevan dan juga harus terarah sejalan denggan tujuan sehingga memperoleh informasi yang bermanfaat, setelah kita mendapatkan sebuah informasi terlebih harus dianalisa dengan daya timbang secara nalar atau inference dengan pemantapan intelligence. Dari data yang telah diproses tersebut kita melakukan sebuah penilaian untuk memantapkan informasi yang diperoleh. Setelah informasi diperoleh dengan kemampuan intelligence didukung dengan kehandalan dalam pengaplikasian informasi sehingga terbentuklah knowledge. 

4. Beda, maksud dan isi dari 3 model dasar Knowledge management (People, process dan technology)

a. People

– Faktor orang menjadi yang utama dalam keberhasilan sebuah CKM (didalamnya termasuk orang-orang dalam struktur organisasi, budaya, tugas dan wewenang, dll)

– Disini juga mencakup secara khusus para pekerja knowle dge mulai dari para perintisnya, para leader dalam pensuksesan KM, maupun pihak lain yang mensharekan knowledge.

– Penciptaan figur orang-orang yang terbiasa dan bisa membantun budaya berbasis pengetahuan

– Membantu dalam hubungan orang-orang ini bisa lepas dari batasan jarak dan waktu

 b. Process

– Disini adalah proses dalam memindahkan knowledge yang ada pada ‘People’ ke dalam ‘Technology’ agar bisa digunakan. Proses ini dimulai dari mengidentifikasi, membangun, menyebarkan, menggunakan, mengevaluasi hingga memelihara dan melakukan perbaikan atau perkembangan dari KM

 c. Technology

– Teknologi merupakan faktor atau pendukung untuk membantu dalam penyebaran knowledge yang dimiliki oleh perusahaan. Fokus dalam pembangunan untuk penyebaran umumnya berbasis web agar memudahkan akses data dari platform system berbeda. Dibelakangnya ada yang terfokus untuk melakukan kolaborasi, mengatur content maupun untuk business intelligent. Secara khusus peran teknologi sebagai pendukung dari sebuah CKM yaitu dalam aspek:

• Sharing information

• Sharing problem and solutions

• FAQ

• Yellow pages

• Hypertext system

• Digital dashboard

• Digital nervous system

• Dll.

People merupakan factor kunci dalam menentukan data-data apa saja  yang akan diambil dan akan dimasukkan dalam bagian proses. Proses mendapatkan informasi serta knowledge yang bermanfaat. mengoleksi, mengorganisasikan, pengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya, Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi harus disadari pula belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan social antar anggota organisasi. Oleh karena itu, tatap muka juga masih tetap diperlukan

 5. Core process dari KM

 1. Knowledge Identification

Dalam tahap awal, kita perlu melakukan identifikasi secara lengkap tentang knowledge yang dimiliki oleh perusahaan. Di tahap ini kita menganalisa dan identifikasi lingkungan perusahaan untuk melihat knowledge yang kita miliki baik di internal atau sekitarnya. Disini proses dimulai dengan target untuk mencapai tranparansi dari knowledge yang dimiliki perusahaan.

 2. Knowledge Acquisition

Setelah melihat apa saja knowledge yang sudah dimiliki oleh perusahaan, perlu juga melihat sisi luar perusahaan untuk melihat knowledge apa saja di luar perusahaan yang akan berguna. Disini kita melihat faktor knowledge dari luar yang bisa diimpor untuk menjadi bagian dari keahlian perusahaan.

3. Knowledge Development

Setelah mengetahui knowledge baik dari internal (yang sudah dimiliki) atau dari eksternal yang akan di kelola, tahap berikutnya adalah membangun fitur-fitur yang diperlukan untuk memanage knowledge yang sudah ada. Disini kita akan fokus untuk mengatur agar knowledge yang sudah dimiliki bisa dikelola dengan tetap memperhatikan proses untuk menunjang proses penciptaan skill baru, produk baru, penciptaan ide baru yang lebih baik dan penciptaan proses yang lebih efisien.

4. Knowledge Sharing / Distribution

Setelah proses pembangunan selesai, harus dipastikan kalau knowledge yang sudah ada digunaka secara group. Perlu memastikan proses atau pembangunan budaya untuk membiasakan orang-orang diorganisasi terbiasa untuk meletakkan knowledge yang mereka miliki ke dalam sistem yang sudah ada. Perlu memastikan proses transfer atau penggunaannya juga oleh pihak yang benar.

5. Knowledge Utilization

Setelah proses untuk membagi dan akses terhadap knowledge bisa ditata dengan baik, tahap berikutnya adalah memastikan hal-hal terbaik atau knowledge yang sudah ada tersebut secara produktif digunakan dan menjadi keuntungan buat perusahaan.

 6. Knowledge Retention

Tahap yang penting berikutnya ada memastikan knowledge yang sudah dimiliki tidak hilang tetapi tetap bisa berada diperusahaan. Disinilah proses untuk memastikan semua orang menggunakan sistem yang ada untuk meletakkan knowledge yang dimiliki agar menjadi knowledge organisasi. Disisi lain juga harus mengatur agar pemanfaat knowledge yang ada meningkatkan proses dan memastikan knowledge tersebut menjadi sesuatu yang hidup diperusahaan.

 Core process dari KM merupakan proses inti yang ada dalam Knowlede Management, penggabungan antara ke enam proses tersebut harus terus berjalan dan terlaksana dengan maksimal. Dan dalam realisasinya biasanya telah terurut dan sesuai, hanya banyak kendalan dimasing-masing prosesnya. Untuk itu kita sebagai orang yang memiliki peranan penting dalam pengembangannya perlu memperhatikan proses-proses tersebut. Dan harus memiliki pemahaman-pemahaman yang lebih dalam menjalan proses-proses tersebut. Dari mulai identifikasi sampai mempertahankannya knowledge yang ada. Jika perusahaan yang telah berjalan kita harus bisa memilah-milah mana knowledge yang berguna buat di share antar karyawan dalam organisasi mana yang yang tidak. Jika perusahaan baru maka kita harus benar-benar memperhatkan data-data yang akan kita ambil dan diproses untuk menjadi sebuah informasi kemudian menjadi knowledge yang bermanfaat dalam organisasi. Ingat prinsipnya jika sampah yang kita ambil maka sampah pula yang akan keluar. Juga dalam pengembangannya sangat diperlukan kreatifitas yang tinggi dan keunikan tersendiri. Atau kita harus memiliki ciri khas tersendiri. Dan dalam mempertahankan KM tersebut kita juga harus memperhatikan system share yang akan kita pakai dan diusahakan knowledge yang telah ada untuk terus berkembang..

1)            Background perusahaan (termasuk visi dan misi) dan pembahasan kasus atau dasar cerita secara umum.

–          FedEx berawal dari sebuah perusahaan industri transportasi ekspres. Kemudian mengembangkan bisnisnya dan menjadi perusahaan pelopor industri transportasi ekspres dan logistik. FedEx berubah dari sebuah perusahaan pengiriman ekspres menjadi sebuah perusahaan logistic global dan perusahaan pengelola rantai pemasok (supply- chain management).
Dalam perkembangannya, FedEx selain melakukan investasi yg besar dalam IT, FedEx juga melakukan reorganisasi struktur organisasi, reorganisasi operasi internal, dan menarik pelanggan dengan value-added yg diberikan melalui integrasi IT nya dengan harapan mempermudah FedEx melakukan bisnis dengan seluruh keluarga FedEx .

–          FedEx beroperasi dibawah sebuah perusahaan bernama Federal Express, dimana perusahaan ini memiliki visi dan misi menciptakan suatu e-business dan operasi logistik dimana para costumernya dapat melakukan pengiriman barang, pengecekan barang dan lain sebagainya dalam satu waktu. Selain itu, menyediakan market business to business,bekerjasama dengan perusahan lokal dan international yang menyediakan layanan transportasi pada berbagai bisnis, memperluas pasar nasional dan international dalam mencari keuntungan dari pasar baru dan untk  mendapatkan sumber daya yang murah.

–          Di dalam menjalankan perusahaannya FedEx selalu membuat strategi-startegi bisnis baru untuk mengunci pelanggannya. FedEx rela mengeluarkan banyak biaya awal untuk pembangunan infrastruktur Teknologi Informasi yang bertujuan untuk jangka panjang berupa memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan. Tindakan yang dilakukan perusahaan merupakan  solusi yang tepat untuk perusahaan yang lintas sinergi. Pengembangan infrastruktur informasi dan logistik yang tepat untuk  menciptakan solusi e-bisnis terbaik untuk pelanggannya.

 2)            Bagaimana keadaan dan peran perusahaan di ekonomi global?

–          FedEx menjadi sebuah perusahaan Supply Chain Management bagi perusahaan lainnya secara global.

–          FedEx menjadi perusahaan pelopor industri transportasi ekspres dan logistik.

–          FedEx memiliki potensi sebagai perusahaan pelopor dalam perdagangan melalui internet. Strategi perusahaan adalah menggunakan IT untuk membantu pelanggan mengambil keuntungan dari pasar internasional.

–          Harus memiliki strategi-stategi bisnis yang dapat dihandalkan, prediksi bisnis yang tepat dalam menghadapi ekonomi global.

–          Peran perusahaan dengan memanfaatan fasilitas teknologi informasi dengan maksimal, yang berupa internet, e-commerce, e-bisnis, e-tailing dan sebagainya serta pendokumentasian yang baik dengan menyediakan library digital mempermudah dalam share maupun penyerapan knowledge dengan membuat Knowledge Management perusahaan. Yang pada akhirnya berdampak langsung dengan perkembangan ekonomi global.

–          keadaan dan peran perusahaan terhadap ekonomi global dengan memperbaiki serta meningkatkan produktivitas di perusahaan dan memberikan solusi-solusi yang tepat serta pemikiran-pemikiran yang jauh kedepan. Teknologi Informasi dan Knowledge Management menjadi satua kesatuan yang tidak bisa dipisahkan sehingga menghasilkan strategi-strategi bisnis baru.

–          pemanfaatan fasilitas berupa pesawat milik sendiri dengan maksimal, dimana perusahaan lain lebih cenderung untuk melakukan kerjasa sama dengan pihak jasa penerbangan lain. Akan tetapi hal itu justru menguntungkan FedEx karena memiliki daya muat yg lebih besar dan tidak perlu membooking ruang untuk paketnya. Dan pada akhirnya menjadikan perusahan memiliki daya saing yang tinggi dalam menghadapi ekonomi global.

3)         Fitur apa yang sudah atau seharusnya sudah digunakan dalam hal dukungan teknologi dan implementasi Knowledge management?

–  Pendokumentasian data yang berupa library digital.

–  Fasilitas Web Internet dan Pertukaran data elektronik (EDI).

– E-commerce, E-bisnis, E-tailing, barcoding scanner genggam pada paket yang akan dikirim.

–  Pengembangan strategi bisnis berupa sistem operasi 24 jam

Question

1. Apa saja masalah yang dihadapi dalam penggabungan itu baik dari tingkat Top, Middle maupun Low
2. Apa yang melatarbelakangi hal tersebut bisa terjadi (point 1)
3. Apa strategi untuk mengatasinya

Jawaban:

1. Masalah yang dihadapi baik dari tingkat Top, Middle maupun Low adalah:

–          Pembelotan aliran desainer dan manajer berbakat

–          Masalah memilih satu lokasi untuk kantor pusat perusahaan

–          Bentrokan gaya manajemen di level atas

–          Gaya yang berbeda pada tingkat manajemen yang lebih rendah tentang penyajian laporan

2. Latar beakang hal tersebut bisa terjadi adalah:

–          Perbedaan kultur dan budaya antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya

3. Strategi untuk mengatasinya:

–          Hasil telah pasca-penggabungan menyusun rencana dengan sangat perhatian terhadap detail.

–          Selusin manajer tim dari kedua belah pihak memusatkan perhatian pada setiap aspek dari tim gabungan.

–          Sebuah database yang dirancang khusus untuk memonitor kemajuan setiap hari, dan upaya untuk memastikan dukungan dari dewan pada setiap tahap.

Question

1. Apa masalah sebenarnya yang anda lihat terjadi antara pihak hotel dan pelanggannya tersebut
2. Asumsikan informasi tersebut sampai dalam bentuk potongan sesuai dengan email yang dituju. Apa kesalahan orang-orang dalam hierarki tersebut ?
3. Apa solusi yang anda tawarkan agar permasalahan serupa tidak akan terjadi lagi

Jawaban:

1. Masalah sebenarnya yang saya lihat terjadi antara pihak hotel dan pelanggannya tersebut

– Miss Komunikasi, kurangnya komunikasi yang baik dan juga tanpa pendataan dan penyimpanan informasi di tempat yang seharusnya disediakan pihak hotel yang menyebabkan kesalahan-kesalahan informasi yang terus berlajut. Yang merupakan bagian dari kurangnya fasilitas untuk tersedianya bentuk pendokumentasian informasi yang baik. Sehingga informasi tersebut dapat diserap dan diterima dengan baik oleh Pelayan, Pihak Manajemen maupun Pengurus Rumah Tangga sehingga menghasilnya sebuah tindakan yang benar dan baik yang dibutuhkan oleh Tamu yang menginap.

– Aspek teknologinya berupa, Seringnya di dalam implementasi KM terdapat terlalu  banyak data dan akibat penataan informasi yang salah, semua merasa informasinya terlalu banyak sehingga akan sulit bahkan mustahil untuk menemukan yang diinginkan dalam waktu yang singkat.

2. Asumsi informasi tersebut dalam bentuk potongan sesuai dengan email yang dituju:

S. Berman

Tolong jangan tinggalkan lagi batangan sabun kecil di kamar mandi saya karena saya telah membawa sendiri sabun Dial saya. Tolong pindahkan ke-6 batang sabun kecil yang belum dibuka dari rak di bawah kotak obat dan 3 lagi di tempat sabun dekat pancuran air. Sabun-sabun itu menghalangi saya.

Kathy, Pelayan Pengganti

Saya bukan pelayan tetap Anda. Pelayan tetap Anda sedang cuti, ia akan kembali besok, Kamis. Saya telah mengambil 3 batang sabun dari tempat sabun di pancuran Anda sesuai dengan yang Anda kehendaki. Enam batang di rak Anda telah saya pindahkan ke atas tempat untuk membuang Kleenex seandainya Anda berubah pikiran. Hanya ada 3 batang sabun yang saya tinggalkan hari ini sesuai instruksi manajemen untuk meninggalkan 3 batang sabun tiap harinya. Saya harap ini cukup memuaskan.

Asumsi saya adalah salahnya informasi yang diterima antar Pihak Tamu terhadap Pelayan Tetap terhadap Pelayan Pengganti, serta Pelayan Pengganti terhadapa Pihak Manajemen menyebabkan informasi yang diterima tidak sesuai.

–  sebaiknya pihak tamu menyampaikan pada pihak manajemen dia telah membawa sabun sendiri seihingga tidak perlu sabun lagi.

– pihak manajemen harus menyimpan informasi tersebut dan setiap pelayan baik tetap maupun pengganti harus mendapatkan informasi tersebut

S. Barman

Saya harap Andalah pelayan tetap saya. Tampaknya Kathy tidak memberitahu Anda tentang pesan saya kepadanya. menyangkut batangan-batangan kecil sabun. Ketika saya kembali ke kamar saya sore ini, saya melihat bahwa Anda telah menambahkan 3 sabun Camay kecil ke rak di bawah kotak obat. Saya akan berada di hotel ini untuk 2 minggu dan saya telah membawa sabun Dial saya. jadi, saya tidak akan memerlukan ke-6 sabun Camay kecil yang berada di rak. Sabun-sabun tersebut menghalangi saya bercukur, menggosok gigi, dan lain-lain. Tolong pindahkan mereka.

Pelayan tetap Anda, Dotty

Hari cuti saya berakhir pada hari Rabu. jadi, pelayan pengganti meninggalkan 3 sabun hotel yang telah diinstruksikan oleh manajemen. Saya telah mengambil ke-6 sabun yang menghalangi Anda dan menaruhnya ke tempat sabun, tempat sabun Dial Anda berada. Saya menaruh Dial Anda di kotak obat untuk memudahkan Anda. Saya tidak memindahkan ketiga sabun yang selalu ditempatkan dalam. kotak obat untuk sernua penghuni baru dan yang tidak memberatkan Anda ketika Anda mulai menghuni hotel ini Senin lalu. Tolong beritahu saya bila saya dapat membantu Anda nanti.

Asumsi saya sulitnya menyerap informasi yang ada karena kurangnya pendokumentasian informsi yang baik. Sehingga tindakan dalam penggunaan informasi yang diserap dapat terjadi kesalahan yang berulang-ulang.

Elaine Carmen, Pengurus Rumah Tangga

Asisten Manajer, Tuan Kensedder, memberitahu saya pagi ini bahwa Anda memanggilnya kemarin sore dan mengatakan bahwa Anda tidak puas dengan layanan pelayan Anda. Saya telah menugaskan seorang pelayan wanita baru untuk kamar Anda. Saya harap Anda dapat menenima permintaan maaf saya atas ketidaknyamanan yang lalu. Jika kelak Anda mempunyai masalah, harap Anda menghubungi saya agar saya dapat memberi perhatian khusus. Hubungi saluran 1108 antara jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Terima kasih.

S. Berman

Sangat tidak mungkin menghubungi Anda lewat telepon karena saya berangkat dari hotel jam 7.45 pagi untuk berdagang dan tidak akan kembali sebelum jam 5.30 atau jam 6.00 malam. Itulah sebabnya saya memanggil Tuan Kensedder kemarin. Anda telah bebas tugas. Saya hanya bertanya kepada Tuan Kensedder apakah ia dapat melakukan sesuatu atas sabun-sabun itu. Pelayan baru yang Anda tugaskan itu tentu mengira saya baru saja masuk di sini, karena ia meninggalkan lagi 3 batang sabun hotel di kotak obat saya bersama pengiriman 3 batang sabun di lemari kamar mandi secara teratur. Hanya dalam waktu 5 hari saya di sini, saya telah memperoleh 24 batang sabun. Mengapa Anda lakukan ini terhadap saya?

Asumsi saya penjadwalan yang tidak sesuai  dan tidak tepat serta penggantian pelayan baru yang seharusnya dapat memberikan pelayanan yang maksimal karea tanpa informasi yang cukup menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam pengimplemetasian informasi dapat terjadi kembali.

Elaine Carmen, Pengunis Rumah Tangga

Pelayan Anda, Kathy, telah diberitahu untuk menghentikan pengiriman sabun ke kamar Anda dan menyingkirkan sabun-sabun kelebihannya. Jika saya masih dapat mernbantu, harap hubungi saluran 1108 antara pukul 8 pagi hingga pukul 5 sore. Terima kasih,

S. Berman

Sabun mandi Dial saya menghilang. Semua sabun telah diambil dari kamar saya termasuk sabun Dial saya. Kemarin saya kembali larut malarn dan harus memanggil pelayan untuk membawakan 4 sabun Cashmere Bouquet kecil.

Asumsi saya pengambilan keputusan yang tidak benar yang hanya langsung memperoleh dari Pelayan berupa informasi yang kurang tepat tanpa konfirmasi sebelumnya sehingga disalahartikan. Sehingga perlu pendokumentasian informasi yang baik.

Martin L. Kensedder, Asisten Manajer

Saya telah memberitahu pengurus rumah tangga kami, Elaine Carmen, tentang persoalan sabun Anda. Saya sendiri tidak mengerti mengapa tidak ada sabun di kamar Anda karena pelayan-pelayan kami diinstruksikan untuk meninggalkan 3 batang sabun setiap kali mereka merapikan kamar. Situasi ini akan dibereskan dengan secepatnya.

S. Berman

Siapa kiranya yang meninggalkan 54 batangan kecil sabun Camay di kamar saya? Saya kembali kemarin malarn dan menemukannya. Saya tidak menginginkannya. Saya hanya menginginkan sebatang Dial kepunyaan saya. Apakah Anda menyadari bahwa saya mempunyai 54 batang sabun di sini. Yang saya inginkan hanyalah sabun mandi Dial saya. Tolong kembalikan sabun mandi Dial saya.

Elaine Carmen, Pengurus Rumah Tangga

Anda mengeluhkan tentang terlalu banyak sabun di kamar Anda, jadi saya memindahkannya. Kemudian Anda mengeluh kepada Tuan Kensedder bahwa semua sabun Anda menghilang, jadi saya sendiri yang mengembalikannya. Ke-24 Camay yang telah diambil dan 3 Camay yang seharusnya Anda terima tiap hari (dikutip langsung). Saya tidak tahu apa pun mengenai ke-4 sabun Cashmere Bouquet. jelas sekah bahwa pelayan Anda, Kathy, tidak mengetahui bahwa saya telah mengembalikan sabun-sabun Anda. jadi, ia juga membawa 24 Camay ditambah 3 Camay harian. Saya tidak tahu dari mana Anda mendapat ide bahwa hotel ini mengeluarkan sabun mandi Dial. Namun, saya berhasil menemukan beberapa sabun mandi Ivory yang saya tinggalkan di karnar Anda.

S. Berman

Hanya sekadar catatan singkat untuk memberitahu Anda tentang persediaan sabun saya yang terakhir. Sampai pada hari ini saya mempunyai:

Di rak di bawah kotak obat–18 Camay dalarn 4 tumpuk dari 4 batang dan 1 tumpuk dari 2 batang. Di atas dispenser Kleenex—11 Camay dalam 2 tumpuk dari 4 batang dan 1 tumpuk dari 3 batang,

Di meja rias kamar–l tumpuk dari 3 batang Cashmere Bouquet, 1 tumpuk dari 4 batang Ivory ukuran hotel, dan 8 Camay dalarn 2 tumpuk dari 4 batang.

Di dalam kotak obat–14 Camay dalam 3 tumpuk dari 4 batang dan 1 tumpuk dari 2 batang. Di tempat sabun pancuran–6 Camay, sangat lembab.

Di sudut timur laut bak–1 Cahsmere Bouquet, sedikit terpakai.
Di sudut barat laut bak–6 Camay dalam 2 tumpuk dari 3 batang.

Tolong beritahu Kathy agar ketika ia membersihkan kamar saya, pastikan bahwa tumpukan tumpukan itu disusun dengan rapi dan dibersihkan dari debu. Juga nasihati ia. bahwa tumpukan lebih clari 4 batang cenderung ambruk. Boleh saya sarankan bahwa jendela kamar tidur saya belum digunakan dan akan menjadi tempat yang bagus untuk pengiriman sabun selanjutnya. Satu hal lagi, saya telah membeli satu batang sabun Dial yang saya simpan di lemari besi hotel untuk menghindarkan kesalahpahaman di masa datang.

Asumsi saya kesalahan-kesalahan informasi yang terjadi berulang-ulang karena komunikasi yang tidak baik yang terjadi antara ketiganya, tanpa ada pendokumentasian menyebabkan tindakan-tindakan yang diambil oleh tetap tidak sesuai dengan yang diharapakan. Untuk mengatasinya harus disediakannya fasilitas untuk menampung informasi tersebut kemudian diolah sehingga menghasilkan informasi yang benar, baru dapat diambil oleh yang akan melakukan tindakan. Jadi dibutuhkan tempat tersendiri, sehingga  informasi yang diperoleh sudah baik dan benar tanpa harus meminta kembali dari orang-orang yang berbeda-beda tentang informasi yang sama dan disalahartikan dalam penyampaian karena memiliki pemikiran-pemikiran yang berbeda-beda pula.

Apa kesalahan orang-orang dalam hierarki tersebut:

– Kurangnya penyimpanan informasi yang lengkap sehingga terjadi kesalahan terhadap informasi antar orang perorang yang menyebabkan kesalahan berulang-ulang dalam pengambilan keputusan dan tindakan yang dilakukan oleh tiap-tiap orang yang menyebabkan hasil yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan.

– Kurangnya koordinasi yang baik dalam pengambilan informasi, filterisasi informasi yang seharusnya disimpan dalam bentuk pendokumentasin informasi sehingga tidak terjadi penambahan ataupun pengurangan informasi diakibatkan pemikiran-pemikiran yang berbeda-beda antar orang perorang sehingga menghasilkan tindakan yang tidak tepat.

3. Solusi yang saya tawarkan agar permasalahan serupa tidak akan terjadi lagi adalah

– Sebaiknya dibuat sebuah tempat dimana Tamu dapat menuliskan sebuah data/ informasi, dengan persyaratan data dan informasi tersebut harus akurat sehingga mudah dipahami, kemudian data/informasi  diolah dahulu sehingga menjadi sebuah informasi yang benar disimpan dalam bentuk pendokumentasian informasi sehingga bisa dipergunakan oleh orang yang akan melakukan tindakan. Setiap pelayan dapat mengambil informasi tersebut dan merealisasikannya sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang berulang-ulang.

Question

1. Apa pandangan Taco tentang KM
2. Kira-kira apa harapan Taco dengan mengadakan berbagai pelatihan tersebut
3. Kalau anda diposisi John Hazer White, akankah anda melakukan hal yang sama atau ada strategi yang lain
4. Apa pendapatmu tentang strategi Taco di masa krisis
5. Apa hal penting yang bisa dipelajari

Jawaban:

1. Pandangan Taco tentang KM adalah:

– Jika sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan yang handal, dan karyawan tersebut bisa menularkan kehandalannya tersebut ke karyawan lain. Sehingga terbentuklah banyak Key person yang memiliki IC yang dapat memberikan pemikiran-pemkiran yang bermutu dalam perkembangan sebuah perusahaan sehingga menghasilkan karyawan yang memiliki produktivitas yang tinggi sesuai dengan yang diharapkan. Yang hasil akhirnya menghasilkan sebuah perusahaan yang maju.

– Tidak semua mesin atau teknologi dapat menggantikan pekerjaan manusia. Untuk dapat berpacu dengan mesin atau teknologi maka diperlukan knowledge

2. Harapan Taco dengan mengadakan berbagai pelatihan tersebut

Dapat meningkatkan produktivitas pekerja, yang sebelumnya dilatih untuk menjadi pekerja yang handal.

 3. Jika saya diposisi John Hazer White yang saya lakukan adalah:

Saya akan melakukan hal yang sama yang dilakukan John Hazer White. Tetapi juga harus memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut:

– Perekrutan yang dilakukan, untuk menghasilkan karyawan yang tepat dibutuhkan tes seleksi yang baik.

– Bagaimana cara mempertahankan karyawan yang telah direkrut.

4. Pendapat saya tentang strategi Taco di masa krisis

Merupakan strategi yang sangat tepat. Dimana kemajuan sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh karyawan-karyawan yang ada. Sehingga perlu ditingkatkan knowledge yang dimiliki karyawan-karyawan berupa pelatihan-pelathian dari berbagai bidang untuk menghasilkan sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif untuk bersaing.

 5. Hal penting yang bisa dipelajari:

– “keuntungan yang mengejutkan-hampir semuanya diperoleh dari manusia dibandingkan mesin atau teknologi”

Tidak semua mesin atau teknologi dapat menggantikan pekerjaan manusia. Untuk dapat berpacu dengan mesin atau teknologi maka diperlukan knowledge. Sehingga manusia yang memiliki IC memegang peranan kunci yang sangat penting dalam kemajuan sebuah perusahaan. Sehingga untuk dapat menghasilkannya diperlukan pekerjaan yang tidak mudah sebuah perusahaan harus memfasilitasi pendidikan pelatihan para pekerjanya.

– Sebuah perusahaan sebaiknya tidak hanya memikirkan aset benda yang dimiliki tapi juga harus memikirkan aset intelektual yang dimiliki, bagaimana cara memelihara dan mempertahannya sehingga menjadi aset yang terus menerus dimiliki perusahaan dan dapat menularkannya ke para pekerja lainnya. Sehinnga perusahaan memiliki banyak aset intelektual.